تحقق أولاً من موقع الجهة الحكومية. بعض المعلومات التي قد تبحث عنها يمكن العثور عليها على الإنترنت. كما قد يتضمن موقعهم نموذجًا لطلب المعلومات أو معلومات عامة حول تقديم طلب للحصول على معلومات عامة (انظر الخطوة 4).

1. تضمين وصف وتفاصيل كافية حول المعلومات المطلوبة لتمكين الجهة الحكومية من تحديد موقع المعلومات بدقة.
2. تذكر، لا يمكن للجهة الحكومية أن تسأل عن سبب طلبك للمعلومات، ولا يتعين عليك توضيح سبب رغبتك في الوصول إلى السجلات.

*اعثر على نماذج طلبات المعلومات العامة من مؤسسة حرية المعلومات في تكساس والائتلاف الوطني لحرية المعلومات.

يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخ من طلبك المكتوب لسجلاتك. قد تكون الصور الفوتوغرافية أو عمليات المسح مقبولة.

يمكنك فقط تسليم طلبك بإحدى الطرق التالية إلى مسؤول المعلومات العامة في الجهة الحكومية أو الشخص/المسؤول الذي عينته الجهة الحكومية لاستلام هذه الطلبات:

1. بريد الولايات المتحدة؛
2. البريد الإلكتروني؛
3. التسليم اليدوي (وفقًا لإجراءات الجهة الحكومية المعقولة)؛ أو
4. أي وسيلة أخرى معتمدة من الجهة الحكومية.

انظر قانون حكومة تكساس 552.234.

إذا أرسلت الطلب بالبريد، فأرسله من مكتب البريد واحتفظ بالإيصال. أرسلها باستخدام طريقة تولد رقم تتبع، مثل البريد ذو الأولوية أو البريد الموثق.

إذا كنت ترسلها عبر البريد الإلكتروني، فقد يكون من الجيد طلب إيصال التسليم عند إرسالها.

وإذا قمت بتسليم الطلب شخصيًا، يجب أن تكون قادرًا على إثبات أنك كنت هناك. على سبيل المثال، يمكنك اصطحاب شخص معك يكون مستعدًا للشهادة بأنه ذهب معك وأنك سلمت الطلب. احصل على اسم ولقب الشخص الذي سلمت له. احتفظ بالوثائق التي تثبت أنك كنت في المنطقة، مثل إيصالات مواقف السيارات.

يمكنك تسجيل الدخول أو طلب تحديثات الحالة بشأن سجلاتك المطلوبة. التعاون مع الجهود المعقولة التي تبذلها الجهة الحكومية لتوضيح نوع أو كمية المعلومات المطلوبة.

إذا كنت تعتقد أن جهة حكومية لم ترد بشكل صحيح على طلبك، يمكنك الاتصال بخط السجلات المفتوحة على الرقم 512-478-6736 أو على الرقم المجاني 877-OPEN TEX (877-673-6839).